Panduan ini menjelaskan cara memelihara data tahun akademik dari halaman Academic Sessions di Migdafa Smart School.
Sebelum mulai
- Pastikan format nama tahun akademik yang dipakai sekolah.
- Ketahui apakah Anda sedang membuat sesi masa depan atau mengganti sesi aktif saat ini.
- Tinjau jadwal promosi dan enrollment sebelum mengubah status aktif.
- Cari daftar yang ada terlebih dahulu agar tidak membuat tahun duplikat.
Penting: hanya satu sesi akademik yang dapat aktif pada satu waktu. Mengubah sesi aktif akan memengaruhi bagaimana banyak workflow akademik membaca tahun ajaran saat ini.
Jalur navigasi
Academics -> Academic Sessions
Langkah 1: Buka Academic Sessions
Masuk ke Academics lalu pilih Academic Sessions. Halaman ini berisi:
- form Add Session
- Session List yang dapat dicari
Halaman saat ini secara eksplisit memperingatkan bahwa menandai sebuah sesi sebagai aktif akan menggantikan sesi aktif yang berjalan saat ini.
Langkah 2: Tinjau sesi yang sudah ada
Gunakan Search sessions… sebelum membuat data baru.
Periksa daftar untuk melihat:
- tahun sesi yang sudah ada
- sesi aktif saat ini
- sesi lama yang nonaktif tetapi masih perlu dipertahankan sebagai riwayat
Langkah ini mencegah label tahun ganda dan membantu Anda merencanakan perubahan sesi aktif dengan lebih aman.
Langkah 3: Buat sesi akademik baru
Gunakan form Add Session:
- Isi Session Name.
- Aktifkan Set as Active Session hanya bila sesi baru memang harus langsung menjadi sesi aktif.
- Klik Create Session.
Gunakan Refresh bila daftar tidak langsung diperbarui.
Langkah 4: Kelola sesi aktif dengan hati-hati
Daftar sesi saat ini menyediakan aksi per baris seperti:
- Edit Session
- Set as Active
- Delete Session
Gunakan Set as Active hanya setelah memastikan:
- sekolah memang siap berpindah operasional ke sesi tersebut
- tim promosi, penerimaan, dan pelaporan memahami waktunya
- sesi aktif saat ini memang harus diganti
Langkah 5: Tinjau hasil di seluruh daftar
Setelah ada perubahan, periksa daftar sesi dan pastikan:
- sesi yang dimaksud benar-benar ada
- hanya satu sesi yang aktif
- sesi lama tetap tersedia untuk referensi historis bila diperlukan
Ini sangat penting terutama pada periode pergantian tahun ajaran.
Verifikasi hasil
Gunakan checklist ini setelah pemeliharaan sesi:
- penamaan sesi sudah benar
- penanda aktif berada pada baris yang dimaksud
- tidak ada tahun sesi duplikat
- konteks operasional sekolah sesuai dengan sesi aktif yang dipilih
Hasil yang diharapkan: daftar sesi tetap terorganisasi dan tahun akademik yang benar aktif untuk workflow enrollment, promosi, dan akademik saat ini.
Troubleshooting
| Masalah | Penyebab yang mungkin | Tindakan |
|---|---|---|
| Sesi yang aktif ternyata salah | Set as Active digunakan terlalu cepat atau pada baris yang salah | Cek kembali tahun yang dimaksud lalu ubah sesi aktif dengan hati-hati |
| Tahun duplikat hampir dibuat | Daftar yang ada tidak ditinjau terlebih dahulu | Cari di session list sebelum membuat baris baru |
| Anda ragu apakah sekarang saatnya mengganti sesi aktif | Waktu promosi atau enrollment belum selaras | Konfirmasi ke pimpinan akademik sebelum mengubah status aktif |
| Sebuah sesi belum boleh dihapus | Data historis mungkin masih bergantung pada sesi tersebut | Simpan sesi lama yang nonaktif kecuali ada alasan jelas untuk menghapus |
| Baris baru sulit ditemukan | State pencarian masih menyembunyikannya | Bersihkan pencarian lalu refresh daftar |