Dokumentasi Menu

Dokumentasi

Cara Mengelola Record Front Office

Kelola enquiry penerimaan, registrasi pengunjung, dan record keluhan dari workspace Front Office yang dipakai tim resepsionis dan operasional.

Cari dokumentasi

Cari berdasarkan workflow, nama modul, atau kata kunci operasional.

Pencarian langsung membutuhkan JavaScript. Anda tetap bisa membuka Dokumentasi dokumen modul

Diperbarui: 16 Maret 2026

Panduan ini menjelaskan cara bekerja di tiga surface utama Front Office: Admission Enquiry, Visitor Book, dan Complaint.

Ringkasan singkat

Front Office memisahkan pekerjaan meja depan ke beberapa tampilan operasional. Tim penerimaan memakai Admission Enquiry untuk mencatat prospek dan follow-up, resepsionis memakai Visitor Book untuk registrasi kunjungan, dan administrator memakai Complaints untuk mencatat masalah dari orang tua, siswa, atau pengunjung.

Panduan workflow yang lebih detail di bawah ini sekarang memecah setiap surface Front Office secara terpisah:

Paling cocok untuk

Tim resepsionis, staf penerimaan, dan operator sekolah yang perlu mencatat aktivitas front desk setiap hari.

Membutuhkan

Akses ke Front Office dan permission add, edit, atau delete yang sesuai untuk enquiry, visitor, dan complaint.

Hasil akhir

Record meja depan tersimpan di workspace yang tepat sehingga staf dapat menindaklanjuti dan meninjau status terbaru.

Sebelum mulai

Tentukan jenis record yang akan dibuat: enquiry, visitor, atau complaint.
Siapkan data identitas dan kontak minimum sebelum membuka drawer.
Pastikan data lookup pendukung seperti source, visitor purpose, dan complaint type sudah tersedia.

Jalur navigasi

Front Office -> Admission Enquiry
Front Office -> Visitor Book
Front Office -> Complaint

Langkah 1: Buka workspace Admission Enquiries

Buka Front Office pada sidebar lalu pilih Admission Enquiry.

Workspace Admission Enquiries dengan hero section, filter, dan aksi add enquiry. — Workspace Admission Enquiries dengan filter class, source, status, dan rentang tanggal.

Gunakan halaman ini untuk:

meninjau lead penerimaan yang sudah ada
memfilter berdasarkan class, source, atau status
melacak apakah enquiry masih active, passive, won, atau lost
membuka workflow follow-up dari baris record yang ada

Langkah 2: Buat atau ubah enquiry

Klik Add Enquiry untuk membuka drawer.

Drawer New Enquiry dengan field basic information dan enquiry details. — Drawer enquiry mencatat data kontak, source, class, assignment, tanggal, description, dan note.

Lengkapi field utama:

Name
Contact
Email
Address
No. of Children
Source
Reference
Class
Assigned To
Date
Follow-up Date
Description
Note

Gunakan Create Enquiry untuk menyimpan record. Jika nomor kontak sudah ada, drawer dapat menampilkan peringatan duplicate enquiry sebelum Anda melanjutkan.

Langkah 3: Daftarkan pengunjung di Visitor Book

Buka Visitor Book dari menu Front Office yang sama.

Workspace Visitor Book dengan tabel visitor, filter purpose, dan aksi add visitor. — Visitor Book menampilkan daftar visitor saat ini dan filter berdasarkan purpose, tipe pertemuan, serta rentang tanggal.

Klik Add Visitor saat pengunjung datang.

Drawer Register Visitor dengan bagian visitor information, visit details, meeting target, dan upload gambar. — Drawer visitor mencatat identitas, tujuan kunjungan, waktu kunjungan, target pertemuan, dan bukti identitas opsional.

Isi field yang sesuai:

Name
Contact
Email
ID Proof
No. of People
Source
Purpose
Date
In Time
Out Time
Note
Meeting With
Select Staff atau alur pencarian student jika bertemu siswa
Photo/ID Proof Image opsional

Simpan record agar langsung muncul di tabel visitor.

Langkah 4: Catat complaint

Buka Complaint dari menu Front Office saat sekolah perlu mencatat keluhan atau isu.

Workspace Complaints dengan filter complaint dan tabel complaint. — Workspace Complaints dengan filter type, source, tanggal, dan tabel complaint yang bisa ditindaklanjuti.

Klik Add Complaint untuk membuka drawer complaint.

Drawer Add Complaint dengan field complaint type, source, data pelapor, description, action taken, dan attachment. — Drawer complaint mencatat sumber keluhan, data pelapor, ringkasan masalah, dan attachment pendukung.

Lengkapi field yang relevan:

Complaint Type
Source
Complainant Name
Contact
Email
Date
Description
Action Taken
Assigned To
Note
Attachment opsional

Gunakan Create untuk menyimpan complaint.

Langkah 5: Verifikasi record masuk ke workspace yang benar

Setelah menyimpan record apa pun:

Kembali ke halaman daftar yang sesuai.
Gunakan filter atau pencarian untuk menemukan baris baru.
Pastikan status, source, dan detail kontak sudah benar.
Gunakan aksi pada baris untuk edit, review, atau delete bila diperlukan.

Catatan penting

Penting: Front Office adalah area operasional internal. Enquiry atau complaint dari website publik bisa masuk ke area ini, tetapi staf tetap harus meninjau tabel internal Front Office sebelum bertindak.

Daftar verifikasi

Enquiry memiliki owner, konteks class, dan follow-up date yang benar.
Record visitor menunjukkan target pertemuan dan waktu kunjungan yang sesuai.
Complaint memiliki type, source, dan ringkasan masalah yang benar.
Setiap record yang disimpan muncul pada tabel workspace yang sesuai.

Hasil yang diharapkan: record resepsionis dan intake tersimpan di workspace Front Office yang benar dan siap ditindaklanjuti atau dilaporkan.

Troubleshooting

Masalah	Kemungkinan penyebab	Tindakan
Aksi simpan gagal	Masih ada field wajib yang kosong pada drawer	Lengkapi semua field wajib untuk jenis record tersebut
Pilihan student pada visitor kosong	Class atau section belum dipilih untuk mode meeting student	Pilih class dan section dulu, lalu muat ulang daftar student
Complaint type atau visitor purpose tidak tersedia	Setup lookup Front Office belum lengkap	Tambahkan nilai lookup yang belum ada dari setup Front Office
Peringatan duplicate enquiry muncul	Nomor kontak sudah ada pada enquiry lain	Tinjau record lama sebelum membuat lead baru

Panduan terkait

Dokumen terkait

Komunikasi Laporan Dan Operasional

Pahami bagaimana notifikasi, pelaporan, koordinasi front office, dan workflow pendukung saling terhubung.

Cara Melakukan Penerimaan Siswa Secara Offline

Buat data siswa secara manual dari form penerimaan, termasuk identitas, penempatan akademik, dan data wali yang dibutuhkan untuk operasional sekolah.

Cara Mengelola Halaman FrontCMS Sekolah

Kelola halaman website sekolah dari FrontCMS dengan meninjau status halaman, membuka drawer halaman, lalu mempublikasikan atau memperbarui konten publik dengan aman.