Panduan ini menjelaskan cara mengelola jabatan staf dari halaman Designations di Migdafa Smart School.
Sebelum mulai
- Tentukan judul jabatan yang tepat sebelum membuatnya.
- Periksa daftar yang ada terlebih dahulu agar tidak membuat versi yang sedikit berbeda dari peran yang sama.
- Gunakan status aktif hanya untuk jabatan yang memang boleh dipakai sekarang.
- Jaga nama designation tetap bersih dan stabil karena berpengaruh pada filter dan konteks HR berikutnya.
Penting: designation terlihat pada filter direktori staf, tampilan absensi, dan konteks terkait payroll. Bila nama jabatan berantakan atau duplikat, laporan dan peninjauan peran menjadi lebih sulit dipercaya.
Jalur navigasi
Human Resource -> Designations
Langkah 1: Buka workspace Designations
Masuk ke Human Resource lalu pilih Designations.
Halaman saat ini memuat:
- form Create Designation
- field Designation name
- toggle Mark as active
- Save Designation
- daftar yang dapat dicari dengan aksi Edit, Activate atau Deactivate, dan Delete
Langkah 2: Cari title yang sudah ada sebelum membuat yang baru
Gunakan field Search designations… untuk memastikan title tersebut belum ada.
Ini penting terutama saat nama jabatan hanya berbeda sedikit, misalnya:
TeacherSenior TeacherAdminAdministrator
Jika record yang ada hanya perlu disempurnakan, edit record tersebut daripada membuat title baru yang bertumpang tindih.
Langkah 3: Buat designation
Gunakan form di sisi kiri untuk membuat title.
Form yang terverifikasi saat ini memuat:
- Designation name
- Mark as active
Lalu klik Save Designation.
Jaga nama cukup ringkas agar tetap nyaman dipakai di tabel, dropdown, dan ringkasan profil staf.
Langkah 4: Pelihara status title dari daftar
Daftar saat ini mendukung aksi langsung per baris.
Yang dapat dilakukan:
- Edit title
- Deactivate title yang aktif
- Activate title yang nonaktif
- Delete title yang tidak seharusnya tetap ada
Gunakan nonaktif, bukan hapus, bila title tersebut masih penting untuk record staf historis atau konteks audit.
Langkah 5: Pastikan designation siap dipakai ulang
Setelah menyimpan atau memperbarui:
- cari lagi title tersebut
- pastikan badge menampilkan status yang benar
- pastikan namanya cocok untuk direktori staf dan penggunaan payroll
Verifikasi hasil
Gunakan checklist ini setelah maintenance designation:
- title sudah dieja dengan benar
- record bukan duplikasi designation lain
- status mencerminkan apakah title boleh dipakai sekarang
- title siap dipakai pada record staf dan filter HR
Hasil yang diharapkan: record designation tersimpan dengan title dan status yang benar serta siap dipakai konsisten di seluruh workflow staf.
Troubleshooting
| Masalah | Penyebab yang mungkin | Tindakan |
|---|---|---|
| Dua title memiliki arti sama | Penamaan belum distandarkan sebelum pembuatan | Satukan maksudnya ke satu title lalu nonaktifkan atau hapus duplikatnya |
| Sebuah title tidak boleh dipakai lagi | Title masih aktif di daftar | Nonaktifkan baris agar tetap terlihat secara historis tetapi tidak lagi dianggap current |
| Filter staf terasa tidak konsisten | Title serupa dibuat terpisah | Standarkan penamaan designation lalu perbarui record terkait |
| Sebuah title hilang dari operasi saat ini | Status title diubah menjadi inactive | Aktifkan kembali hanya bila title itu masih menjadi pilihan operasional yang valid |