Panduan ini menjelaskan cara mengelola workspace template staf di dalam Certificates.
Sebelum mulai
- Pastikan nama sekolah, alamat, dan branding kartu yang akan dipakai.
- Siapkan file background, logo, dan signature bila desain kartu memerlukannya.
- Tentukan field profil staf yang harus tampil pada kartu.
- Cek apakah template harus langsung aktif setelah disimpan.
- Pastikan pengguna yang mengelola template memang boleh bekerja dengan data identitas staf resmi.
Penting: template kartu ID staf sering menjadi wajah sekolah untuk guru dan karyawan lain. Jaga layout agar tetap konsisten dengan standar identitas internal sebelum template diaktifkan.
Jalur navigasi
Certificates -> Staff ID Card Templates
Langkah 1: Buka halaman Staff ID Card Templates
Masuk ke Certificates di sidebar lalu pilih Staff ID Card Templates.
Pada lingkungan lokal saat ini, daftar masih kosong sehingga empty state menjadi titik awal untuk membuat template staf pertama.
Langkah 2: Buka drawer template
Klik Add Template untuk membuka drawer pembuatan template.
Drawer ini memiliki bagian:
- Basic Information
- Images
- Field Toggles
Bagian informasi dasar memuat:
- Title
- School Name
- School Address
- Header Color
- Orientation
- Active Status
Bagian gambar memungkinkan Anda mengunggah:
- Background
- Logo
- Signature
Bagian toggle field mengatur apakah field staf berikut tampil di kartu:
- Staff ID
- Name
- Role
- Department
- Designation
- Father’s Name
- Mother’s Name
- Date of Joining
- Permanent Address
- Date of Birth
- Phone
- Barcode / QR Code
Langkah 3: Rancang layout kartu staf
Tentukan field staf mana yang harus terlihat di kartu.
Gunakan layout yang lebih sederhana bila kartu terutama dipakai untuk identifikasi visual. Aktifkan field tambahan bila kartu juga harus membantu petugas resepsionis atau keamanan melakukan verifikasi cepat.
Jika sekolah memakai scanning barcode atau QR code di gerbang, hidupkan field itu hanya saat workflow pendukungnya sudah siap.
Langkah 4: Simpan template dan pastikan muncul di daftar
Setelah disimpan, kembali ke tabel dan pastikan template baru muncul dengan judul, orientasi, dan status yang sesuai.
Gunakan aksi baris ketika perlu:
- Preview untuk memeriksa layout
- Edit untuk memperbarui branding atau visibilitas field
- Delete untuk menghapus template yang sudah tidak dipakai
Karena daftar template staf masih kosong di lingkungan lokal saat ini, template pertama yang Anda simpan akan menjadi referensi utama untuk alur generate.
Langkah 5: Preview sebelum template dipakai
Preview template sebelum generate staf dimulai. Gunakan preview untuk memastikan:
- warna header mudah dibaca
- logo dan signature sejajar dengan benar
- urutan field sesuai standar identitas yang diinginkan
- kartu tetap terlihat profesional saat dicetak
Verifikasi hasil
Gunakan checklist ini setelah membuat atau memperbarui template staf:
- judul template jelas dan unik
- field identitas sekolah sudah benar
- toggle field sesuai kebijakan sekolah
- preview tampil benar
- template hanya aktif ketika siap dipakai untuk generate
Hasil yang diharapkan: workspace template staf berisi template yang bisa dipakai ulang di alur generate kartu ID staf.
Troubleshooting
| Masalah | Penyebab yang mungkin | Tindakan |
|---|---|---|
| Daftar staf tetap kosong | Belum ada template yang dibuat | Gunakan Add Template untuk membuat desain staf pertama |
| Preview terlihat rusak atau tidak lengkap | Ada gambar wajib atau setting field yang hilang | Buka Edit kembali lalu cek upload dan toggle yang dipakai |
| Template belum bisa dipilih di alur generate | Active Status masih nonaktif | Edit template dan aktifkan Active Status ketika template sudah siap |
| Layout terasa terlalu penuh | Terlalu banyak field staf yang diaktifkan | Matikan field yang kurang penting lalu preview ulang |
| Kartu tidak sesuai branding sekolah | Nama sekolah atau aset branding salah | Koreksi field identitas dan upload ulang logo atau background |