Panduan ini menunjukkan cara memakai workspace Postal Receive di dalam Front Office.
Ringkasan singkat
Surat masuk menjaga surat dan item kurir yang diterima tetap terlihat untuk pelacakan resepsionis. Workspace ini memisahkan daftar, filter, dan drawer create supaya staf bisa mencatat dari siapa item datang dan attachment atau note apa yang terkait.
Sebelum mulai
- Siapkan nama pengirim atau sumber.
- Tentukan apakah item membutuhkan attachment sebelum membuka drawer.
- Siapkan reference number atau note jika resepsionis Anda menggunakannya.
Jalur navigasi
Front Office -> Postal Receive
Langkah 1: Buka workspace Postal Receive
Buka Front Office lalu pilih Postal Receive.
Gunakan halaman ini untuk:
- meninjau riwayat surat masuk dan kurir
- memfilter berdasarkan reference number, sender title, dan rentang tanggal
- membuka baris untuk edit atau delete
Langkah 2: Buat atau ubah record receive
Klik Add Receive untuk membuka drawer.
Lengkapi field utama:
- Reference No
- From Title
- Address
- Date
- Note
- Attachment
Gunakan Create untuk menyimpan record masuk.
Langkah 3: Tinjau record receive yang sudah disimpan
Setelah menyimpan:
- Kembali ke tampilan daftar.
- Gunakan filter untuk menemukan item masuk tadi.
- Pastikan pengirim dan reference number sudah benar.
- Unduh attachment jika Anda perlu mengecek file yang tersimpan.
Catatan penting
Penting: Postal Receive adalah log pelacakan internal. Isi record harus mencerminkan item masuk yang benar, bukan catatan konsep yang belum sampai ke kantor.
Daftar verifikasi
- Record receive memakai sender title yang benar.
- Reference number dan tanggal sudah benar.
- Baris yang disimpan muncul di tabel Postal Receive.
Hasil yang diharapkan: record surat masuk tersimpan di Front Office dan siap ditinjau.
Troubleshooting
| Masalah | Kemungkinan penyebab | Tindakan |
|---|---|---|
| Simpan gagal | Ada field wajib yang kosong | Isi field pengirim atau tanggal yang belum lengkap |
| Attachment hilang | File belum diunggah | Buka ulang drawer dan lampirkan file yang dibutuhkan |
| Baris tidak muncul setelah simpan | Filter terlalu sempit | Reset filter lalu cari ulang |
| Nama pengirim salah | Record disimpan sebelum dicek ulang | Edit baris dan koreksi title pengirim |